Компания «Лемана ПРО» реализовала проект перехода на безбумажный кадровый документооборот на платформе HRlink. Автоматизация кадровых процессов позволила стандартизировать оформление документов в соответствии с требованиями законодательства, снизить риски ошибок и сократить до 30 минут рабочего времени сотрудников, которое они тратили на подписание бумажных форм.
«Лемана ПРО» — ритейлер, специализирующийся на продаже товаров и решений для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада. В настоящее время платформа объединяет 113 магазинов (111 в России и 1 в Казахстане), 15 складских комплексов и собственный маркетплейс. Компания предлагает покупателям широкий ассортимент товаров и услуг по ремонту и обустройству дома и сада по доступным ценам. В компании работает более 40 тысяч сотрудников.
В кадровом делопроизводстве компании задействованы около 200 специалистов. До внедрения КЭДО документы хранились в бумажных архивах и занимали значительные площади, а HR-команде приходилось тратить время на их оформление и контроль подписания. Кроме того, сотрудникам нужно было лично обращаться в HR-отдел для оформления документов, а руководителям подписывать их в бумажном виде, что отвлекало от основной работы.
Для повышения эффективности кадрового делопроизводства компания приняла решение внедрить автоматизированную платформу. Среди преимуществ HRlink — гибкость, возможность настройки под сложную организационную структуру компании, а также интеграция с кадровой системой. Дополнительным плюсом стала кастомизация и возможность коммерческих доработок платформы под запрос бизнеса.
Проект стартовал с подключения центрального офиса компании. Затем внедрение масштабировалось волнами – по 12–15 магазинов ежемесячно. Команда проводила встречи с директорами магазинов и руководителями секторов, где при поддержке менеджеров HRlink представляла возможности платформы и сценарии использования КЭДО. Отдельное обучение организовали для кадровых специалистов. Материалы встреч публиковались в корпоративных социальных сетях и были доступны в записи, а в общедоступном дашборде участники могли отслеживать динамику подключения и ориентироваться на опыт лидеров внедрения.
На сегодняшний день HRlink используют более 35,5 тыс сотрудников «Лемана ПРО» – это 96% всей компании. Переход на кадровый электронный документооборот позволил упростить HR-процессы: сотрудники могут подписывать документы за несколько секунд, в том числе с мобильного телефона. Это особенно важно для сотрудников розницы, у которых в рабочее время есть доступ только к мобильным устройствам. В результате экономия рабочего времени может достигать до 30 минут.
«Практика показывает, что переход на КЭДО происходит быстрее, когда сотрудники видят реальные преимущества в ежедневной работе. Например, возможность массового подписания документов в один клик существенно экономит время кадровых специалистов. Для бизнеса КЭДО – это также инструмент снижения операционных и юридических рисков: система помогает стандартизировать документы и минимизировать ошибки при их оформлении в соответствии с требованиями законодательства», — прокомментировала Елена Ивашкевич, директор по администрированию персонала, оплате труда, компенсациям и льготам компании «Лемана ПРО».
«Мы ценим доверие крупнейших игроков российского рынка, таких как «Лемана ПРО». Это подтверждает, что HRlink развивается в правильном направлении. Мы слышим наших клиентов и дорабатываем функциональность платформы так, чтобы сервис отвечал реальным задачам бизнеса любого масштаба. HRlink всегда развивался с опорой на реальные задачи клиентов, — от автоматизации массовых процессов до повышения удобства работы каждого сотрудника, в том числе за счет функционального мобильного приложения. Наша цель — сделать кадровый документооборот незаметным, но надежным фундаментом бизнес-процессов, который экономит время, снижает операционную нагрузку и поддерживает компании в их дальнейшем росте», — прокомментировал Данила Морогин, генеральный директор HRlink.
HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru) — лидер на рынке кадрового ЭДО. Флагманское решение вендора — платформа, которая позволяет компаниям перейти на безбумажное кадровое делопроизводство и автоматизировать полный жизненный цикл сотрудников, включая удаленный найм и пребординг. Вокруг основного продукта разработчик выстраивает комплексный сервис, который включает подготовку нормативной базы для запуска КЭДО, обучение сотрудников, техническую поддержку системы и сопровождение клиентов на всех этапах использования платформы.