Цифровой логистический оператор versta.io автоматизировал для одного из крупнейших в России сервисов путешествий взаимодействие и процесс оформления заказов с транспортными компаниями, курьерскими службами и «Почтой России». Теперь заказчик сможет управлять отправкой посылок и корреспонденции через «единое окно». Решение внедрено на базе экосистемы Jira. В результате нагрузка на административно-хозяйственный отдел заказчика снизилась в пять раз.
Команда крупнейшего сервиса путешествий выросла вдвое, а часть сотрудников работает в гибридном формате. Из-за этого резко увеличился объем не только почтовой, но и курьерской корреспонденции.
При этом штат административно-хозяйственного отдела (АХО) заказчика оставался неизменным. В существующих условиях ручная обработка одного отправления занимала в среднем до 15 минут. Сотрудникам приходилось вручную переносить данные в личный кабинет «Почты России», формировать печатные формы и контролировать оплаты. При необходимости обрабатывать десятки отправлений ежедневно этот процесс стал малоэффективным.
Перед заказчиком стояла задача создать быстрый, автоматизированный и масштабируемый процесс отправки корреспонденции, который был бы встроен в экосистему Jira и не требовал расширения штата.
После анализа доступных на рынке решений был выбран сервис versta.io, который позволил решить задачи заказчика.
Прежде всего, платформа обеспечивает работу в одном личном кабинете и предполагает единый счет, разделение и контроль затрат по департаментам, проектам и сотрудникам, гибкие настройки. Кроме того, она имеет бесшовную интеграцию с «Почтой России» и другими поставщиками курьерских услуг и транспортными компаниями. Решение versta.io помогло объединить все этапы работ в единый цифровой процесс.
Для технической реализации проекта были использованы механизмы Jira — триггеры и Webhook-запросы. Это позволило избежать доработок системы со стороны ИТ-команды заказчика, а также сократило временные и финансовые затраты на внедрение.
В результате внедрения, время обработки одного почтового отправления сократилось до 2 минут, что позволило в пять раз снизить нагрузку на сотрудников заказчика. Благодаря автоматизации удалось также достичь практически нулевого уровня ошибок при подготовке документов. Все отправления можно отслеживать в системе централизованного контроля в Jira, а прозрачность процесса отправки корреспонденции существенно уменьшила количество уточняющих запросов от сотрудников.
«Изначально процесс отправки корреспонденции отнимал у заказчика много сил и времени. Сперва создавалась заявка на отправку через специальный шаблон. После чего вручную переносились данные в личный кабинет “Почты России” и формировались все необходимые печатные формы, велась отчетность, самостоятельно отслеживались статусы отправлений. Это было медленно и крайне трудозатратно, — отмечает Наталья Мажина, сооснователь цифрового логистического оператора versta.io. — Внедрение платформы позволило снизить нагрузку на сотрудников и повысить качество сервиса. Была проведена системная работа со всеми курьерскими службами в рамках единого интерфейса и интеграции. По сути, данный проект стал наглядным примером того, как административные процессы можно автоматизировать».
Справка:
Versta.io — технологическая компания, специализирующаяся на цифровизации логистики. Компания фокусируется на двух ключевых направлениях: на рынке корпоративной логистики (корреспонденция, курьерская доставка, сборные грузы и магистральные перевозки, международная логистика), а также на рынке интернет-торговли.
На протяжении 6 лет разрабатывает облачные решения для оптимизации цепочек поставок, предлагая клиентам единый веб-интерфейс для управления всеми логистическими процессами по Freemium-модели.
Технологии versta.io позволяют бизнесу и экспедиторам в режиме «единого окна» управлять всеми логистическими процессами как по единому договору c сервисом, так и с использованием собственных договоров с транспортными компаниями, а также монетизировать собственную базу по технологии white-label.
Сегодня сервисами цифрового логистического оператора пользуются тысячи клиентов, среди которых ведущие российские компании — «Альфа-Банк», «Дом.ру», «АТОЛ», «Самокат», «Мегамаркет», «СберЛогистика», «Купер», «Лента», «Промышленно-строительный банк» (ПСБ), «2ГИС», «Луис+», «Сервионика» и др.