Группа компаний «МЕДСИ» перевела кадровые процессы в электронный вид с помощью HRlink. Сейчас платформой пользуется практически весь штат компании, а срок оформления нового сотрудника сократился с 1,5–2 часов до 45 минут. Отказ от бумаги в HR позволил компании объединить работу с кадровыми документами в единой цифровой среде.
Группа компаний «МЕДСИ» — крупнейшая в России сеть частных клиник. Бизнес имеет распределенную структуру: в сеть входит более 143 клиники в России и за рубежом, в которых работают более 15 000 сотрудников. По мере развития сети нагрузка на HR-департамент росла: увеличивалось количество бумаг, усложнялись маршруты согласования и внутренняя коммуникация. Из-за отсутствия единого цифрового поля документы поступали в кадровую службу по разным каналам. Сотрудники передавали их лично, отправляли по электронной почте, в виде сканов и даже через SMS.
В связи с активным масштабированием бизнеса автоматизация кадрового делопроизводства стала необходимостью. При выборе вендора МЕДСИ учитывала специфику процессов в медицине. В частности, система должна быть удобной для расчета отпусков медицинских работников, продолжительность которых определяется графиком и условиями работы конкретного специалиста.
Еще одним требованием стала простота использования нового решения. Медицинские сотрудники ежедневно работают сразу с несколькими ИТ-системами — в МЕДСИ это медицинская информационная система «Медиалог», электронное расписание, корпоративный портал, а также электронная почта. Руководители дополнительно используют BI-системы. При этом у сотрудников не всегда есть постоянный доступ к рабочему компьютеру, поэтому возможность подписывать документы с мобильного устройства стала одним из ключевых критериев выбора КЭДО.
На этапе выбора МЕДСИ рассмотрела несколько вариантов поставщиков и по итогам тендера выбрала HRlink. Решение отвечало всем требованиям, а также отличалось от альтернатив возможностью простой интеграции с «1С» и гибкостью. Это дает возможность настраивать маршруты согласования и коммуникации с сотрудниками с учетом сложной организационной структуры компании.
Внедрение проходило поэтапно. Сначала ИТ-команда МЕДСИ адаптировала инфраструктуру компании под новый сервис: HRlink развернули на локальных серверах, а совместно с командой информационной безопасности настроили требования к безопасной эксплуатации и вывели систему во внешний контур. Благодаря этому сотрудники получили возможность работать с HRlink не только из корпоративной сети, но и из дома, в командировках или в дороге, в том числе через мобильное приложение HRlink.
Затем к HRlink начали подключать департаменты – в пилотном формате платформой начали пользоваться ИТ- и кадровая службы центрального офиса, а следом систему постепенно масштабировали на клиники Москвы и Санкт-Петербурга. В ходе проекта МЕДСИ также скорректировала подход к процессу согласования кадровых документов. Вместо единого сценария для всех подразделений были разработаны отдельные маршруты, которые учитывают особенности их работы и уникальную организационную структуру.
По итогам проекта HRlink использует почти весь штат компании МЕДСИ: более 70% кадровых процессов переведено в электронный вид, а срок оформления нового сотрудника сократился с 1,5–2 часов до 45 минут за счет возможности оптимизировать процесс ознакомления с локальными нормативными актами. Компания получила единую среду для работы с кадровыми документами, а сотрудники — возможность самостоятельно подавать заявления, отслеживать их согласование и в любой момент обращаться к своему электронному кадровому архиву.
«Кадровое делопроизводство в здравоохранении уникально, а расположение клиник в разных точках добавляло сложности. Мы долго думали о переходе на КЭДО и возможных рисках, это было непростое решение. Сейчас я могу уверенно сказать, что проект перехода стал успешным. Сотрудники отмечают удобство подачи заявлений, быстроту согласований с руководителями и возможность в любое время вернуться к своим кадровым документам», — прокомментировала Мария Никонова, начальник управления трудовых отношений ГК «МЕДСИ».
«Для компаний с распределенной структурой КЭДО — это не только переход от бумаги к электронным документам. Важно, чтобы система учитывала реальные различия между подразделениями, позволяла гибко настраивать маршруты и при этом оставалась понятной для сотрудников. Опыт МЕДСИ показывает, что при таком подходе цифровизация кадровых процессов может одновременно снижать операционную нагрузку на HR и делать взаимодействие сотрудников в организации в целом быстрее и удобнее», — прокомментировал Данила Морогин, генеральный директор HRlink.
О компании
HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru) – первая в России платформа управления опытом сотрудника (Employee Experience Platform, EXP). Платформа объединяет кадровый ЭДО и корпоративные сервисы, что позволяет сотрудникам решать любые жизненные и рабочие вопросы без переключения между системами – привычным удобным цифровым способом, аналогичным получению государственных или банковских услуг. Для заказчиков HRlink предоставляет комплексный сервис, который включает подготовку нормативной базы для запуска КЭДО, внедрение или миграцию с других платформ, обучение сотрудников, техническую поддержку системы и сопровождение клиентов на всех этапах использования платформы.