С внедрением онлайн-касс принципиально изменилось как само кассовое обслуживание, так и взаимодействие с ФНС. Идея облачных онлайн касс дополнительно усовершенствовала это взаимодействие. Предлагаем разобраться какими важнейшими преимуществами обладают облачные кассы, и для кого такой подход будет самым целесообразным.
Онлайн-касса и облачная — разница
Для начала, четко определим понятия, так как нередко присутствует неправильная интерпретация.
Онлайн касса – это кассовая техника, оснащённая фискальным накопителем (ФН), допущенная до использования налоговыми органами и внесенная в реестр ККТ.
Облачная касса — это тоже онлайн-касса, использующая ФН, однако суть облачной кассы в том, что вы пользуетесь ею как интернет-сервисом, а само оборудование находится на территории провайдера услуг. Он же берет на себя ответственность за сохранность данных, обслуживание ККТ, замену фискальных накопителей и оперативное реагирование на нештатные ситуации.
Общие преимущества
Из самой концепции облачных касс следуют прямые и косвенные преимущества по сравнению с физическими онлайн-кассами.
Сервис «под ключ»
Используя облачную кассу (например, ОК РЕСТАРТ от Mertrade) http://ok.mertrade.ru/, вы получаете сразу готовый сервис «под ключ» со всеми инструментами для работы.
Повышенная надежность
Вся техническая часть находится в дата-центре провайдера услуг, где обеспечена охрана, бесперебойное питание, поддерживается оптимальный климатический режим, работают инженеры техподдержки.
Поставщик услуг обеспечивает резервирование мощностей. В случае поломки кассы или переполнения фискального накопителя инженеры дата-центра оперативно отреагируют — заменят кассу, сообщат о необходимости замены фискального накопителя.
Процедура замены ФН тоже происходит удаленно, с точки зрения клиента, и с минимальным его участием. Сервис онлайн-касс высылает уведомление о необходимости замены ФН и, в случае продления пользования сервисом, счет за новый фискальный накопитель. После замены ФН поставщик услуг высылает отчет о регистрации клиенту, и помогает провести процедуру перерегистрации ККТ в личном кабинете ФНС.
Делегирование ответственности
За сохранность оборудования и его надлежащую работу отвечает поставщик услуг облачной кассы. Он же проводит все работы по сервисному обслуживанию, ремонту и замене оборудования.
Как правило, в сервисной модели присутствует SLA (Service Level Agreement) — соглашение, которое гарантирует надлежащий уровень сервиса и доступности продукта.
Удаленный учет и контроль
Вы получаете доступ к облачной кассе с любого устройства — достаточно лишь обычного браузера, чтобы войти в личный кабинет.
Обеспечение работы кассы в соответствии с 54-ФЗ
Провайдер услуг производит прошивку обновлений и другие изменения на кассе в соответствии с действующим законодательством. За эти изменения клиент ничего дополнительно не платит. Это заметное преимущество перед стационарной кассой, где обновление прошивок и доработки ПО всегда платные.
Дополнительные услуги
Сервис облачных касс может взять на себя заботы по оплате услуг оператора фискальных данных, подключения интернет-эквайринга, оказывать помощь в проведении чеков коррекции и возвратов, предоставить услугу онлайн-архива для чеков более 3-х месяцев и прочее.
Экономия средств
Нет необходимости в приобретении оборудования и программного обеспечения в собственность, что составляет значительную сумму. Вы платите за использование сервиса, без скрытых платежей, и за тот перечень услуг, который наиболее точно отвечает потребностям вашего бизнеса. А если вы перейдете по ссылке https://yookassa.ru/joinups/?source=mertrade , вы можете получить 2 месяца аренды бесплатно при использовании банка Юкасса и кассы “ОК РЕСТАРТ”.
С точки зрения бизнеса
Теперь рассмотрим преимущества облачных касс с точки зрения разных видов бизнеса.
Интернет-магазин
Если ваш бизнес полностью связан с онлайн-торговлей или услугами, полностью сосредоточен в интернете и не имеет физической точки продаж, такой формат магазина по определению подразумевает отправку электронных чеков. А значит, физическая онлайн-касса не обязательна, а облачный сервис — оптимальная альтернатива.
Служба доставки
Если вы предоставляете услуги доставки, курьеру необходимо выдавать фискальный чек в момент получения расчёта. На помощь может прийти облачная касса, всегда под рукой, например, в смартфоне.
Иные виды онлайн-торговли
При произведении оплаты через интернет-эквайринг на сайте компании, через QR код или по ссылке, фискальный чек можно выдавать электронно. То же самое касается любых продаж, где нет прямого финансового взаимодействия между покупателем и продавцом.
Транспортные услуги, включающие перевозку пассажиров
Согласно законодательству, при оказании услуг перевозки пассажиров, при оплате билета, транспортное средство обязано предоставить фискальный документ. Причем, чек возможно предоставить с 24 часовой отсрочкой, но не позднее 00.00 часов следующего дня.
Сервисы ЖКХ или компании предоставляющие энергоресурсы населению
Расчет за электроэнергию или воду производится посредством сети интернет, а значит есть возможность использования облачных касс.
Перспективы
На данный момент, законодательно облачными кассами могут пользоваться только предприниматели, занимающиеся ведением своей деятельности посредством сети интернет. В тех случаях, когда покупатель или клиент лично приходит в магазин или сервисную службу, физическая онлайн-касса необходима. Но по мере цифровизации учета и экономики в целом интеграция облачных касс, вероятно, будет только расширяться.