База знаний пример

На каком-то этапе все компании сталкиваются с необходимостью в предоставлении полезной и эффективной информации общего пользования своим сотрудникам. Именно внедрение корпоративной базы знаний является наиболее эффективным решением такой задачи.

Преимущества этой платформы могут заключаться в следующем:

1. Поддержка сотрудников компании, а также ее клиентов.

2. Эффективная организация корпоративного обучения персонала.

3. В базе знаний обычно представляют ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.

4. Совместная командная работа и её эффективная организация.

5. Надежное хранение и организация использования информации, относящейся к корпоративной.

Для многих компаний проблемой является не сколько внедрение системы, сколько само обслуживание базы знаний. Если ни за чем не смотреть, не просматривать и не актуализировать информацию, то со временем база знаний просто превращается в информационную свалку, где много ссылок на устаревшие ресурсы. Необходимо закрепить ответственного специалиста, который будет ее пополнять актуальными шаблонами документов и инструкциями.

Если вам в компании нужно быстро организовать базу знаний и решить какую-то проблему, воспользуйтесь нашим, ниже приведенным примером.

Корпоративная база знаний – пример

Первая стадия внедрения - составление структуры вашей базы. Типичная структура содержит в себе все страницы, которые имеют наиболее важную внутреннюю информацию о компании. Как правило это:

1. Основная страница

2. Список товаров, продуктов и услуг, которые предлагает компания.

3. Полный перечень сотрудников, работающих в компании.

4. Полный список нужных сервисов и полезных инструментов для сотрудников. Также можно отнести сюда и полезные видео или инструкции.

5. Шаблоны форм и образцы документов для заполнения.

6. Список основных вопросов.

7. Электронная корпоративная библиотека и курсы, которые повысят уровень подготовки сотрудников.

8. Архив для хранения старых данных.

Следует отметить, что можно отдельно добавить еще и перечень компаний-контрагентов и раздел для обучения сотрудников.

Эффективная структура базы знаний выглядит следующим образом:

1. Главная страница системы - на нее мы добавляем историю, стратегию развития и все остальные данные относящиеся к политике компании.

2. Продукты и услуги компании. Здесь отображаются цели развития компании, инструменты и список сотрудников, непосредственно участвующих в процессе разработки базы знаний.

3. Список всех сотрудников компании. Здесь можно указывать нынешний статус работника: в штате, ушел на больничный или уволился. Также эффективно отмечать,в каких проектах задействован сотрудник.

4. Регламенты и сервисы. Здесь размещаются любые полезные инструменты, тут же будут ссылки на интересные статьи и видео.

5. База шаблонов документов. Можно оформить в виде таблицы - название документа и прикрепляемый файл, а внутри добавить описание, что это за документ.

6. Блок с F.A.Q. Вы можете добавить список вопросов, которые могут заинтересовать сотрудников или клиентов.

7. Корпоративная библиотека.

8. Архив. Отдельно поговорим о важности организации архива. Иногда бывает, что информация уже не актуальна, но вот удалять ее нельзя потому,что она может быть полезна в будущем. Именно тогда на помощь придет архив.

Одним из наиболее значимых плюсов корпоративной базы знаний является простота администрирования и внедрение любых форм информации. Главное настроить взаимосвязи между разделами, добавить удобный поиск, фильтры и постоянно обновлять все данные. Не трудно заметить, что грамотная база знаний обычно сочетает в себе элементы CRM-системы и CMS, а также HRМ.