Kanban относят к agile-подходам — «гибким» технологиям, предназначенным для разработки программного обеспечения.
Как работает система kanban
Цель системы канбан — сделать проект наглядным, отследить готовность работ и проконтролировать нагрузку специалистов.
Для упрощения контроля рабочий процесс визуализируют на доске, поделенной на колонки. Каждая колонка — это текущее состояние работ. Непосредственно задачи отображают в канбан-карточках — там можно прочитать их описание, уровень важности и дополнительную информацию. Когда задача завершает определённый этап, карточку с её описанием переносят в соответствующую колонку. Взглянув на доску, можно сразу понять, как обстоит ситуация с проектом.
Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости. Электронные доски обладают аналогичными функциями, но по сравнению с физическими всегда доступны — удалённые сотрудники могут непрерывно участвовать в рабочем процессе.
Как внедрить канбан-систему
Работу по kanban строят на основе agile-мышления, для которого первостепенны законченный продукт, взаимодействие между людьми и готовность к изменениям.
Команда активно взаимодействует, чтобы как можно быстрее закончить проект, но при этом готова в любой момент изменить ход процессов.
Одноэтапное внедрение kanban может оказаться сложным для команды, которая ранее не сталкивалась с этой методологией. Потому изменения внедряют постепенно.
Пример физической канбан-доски (источник Pinterest)
Для правильной организации работы по kanban-системе существует шесть основных правил.
1. Визуализируйте поток работы
Запишите все задачи, текущие и планируемые. Для каждой из них определите статус. Карточки с заданиями разместите на доске — физической или виртуальной.
2. Ограничьте число одновременно выполняемых задач
Скорее всего, первая же визуализация покажет, как команда непродуктивно тратит силы на параллельное ведение множества задач или, наоборот, простаивает из-за неравномерной загрузки. Обсудите совместно с командой, какое количество работ по каждому статусу оптимально вести одновременно, и проставьте приоритеты. Над каждым столбцом доски укажите лимит.
3. Управляйте потоком задач
Своевременно меняйте статусы задач и отслеживайте движение. Если где-то возник «затор», нужно его оперативно разрешить. К примеру, если один сотрудник не справляется, он может попросить помощи у менее занятых коллег.
4. Обсудите правила работы
Команда должна чётко понимать, как обращаться с доской, когда можно брать новые задачи, что делать при возникновении сложностей, как определять готовность работы.
5. Анализируйте деятельность
Регулярно собирайте команду и обсуждайте нюансы работы, успехи и неудачи. Чёткого расписания нет, как нет и ограничений по формату. Можно собираться еженедельно или проводить общий созвон ежедневно, встречаться раз в месяц или собираться онлайн по мере необходимости. Главное — на каждой встрече команда решает, как оптимизировать процессы. Дополнительно обсуждают прочие насущные вопросы.
6. Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы
Любая канбан-команда всегда пребывает в поиске идеальной системы. Цель — ускорить движение карточек по доске. Для этого постоянно проводят эксперименты: меняют лимит, пересматривают приоритеты и прочее. Чтобы система действительно менялась, изменения нужно вводить для всей команды разом. При этом не нужно всё менять кардинально. Внедрите одно нововведение, отследите эффект и только после этого переходите к следующему эксперименту.
Преимущества и недостатки подхода
Канбан — удобный инструмент, который делает рабочие процессы более наглядными, отображает производительность в режиме реального времени и помогает контролировать нагрузку сотрудников.
Достоинства:
- Гибкость планирования. Команда сконцентирована на текущих процессах, но при необходимости можно изменить приоритеты.
- Высокая вовлечённость команды. Совместное обсуждение всех вопросов и поиск оптимальных решений сплачивают коллектив. Каждый сотрудник понимает, что именно от него может зависеть общий успех проекта.
- Меньшая длительность итераций. При возникновении сложностей всегда можно обратиться за помощью к коллегам. За счет этого сокращается продолжительность выполнения работы. Команда всегда видит, у кого задание «не идёт» и может помочь, чтобы восстановить плавный поток.
- Быстрое выявление проблем. Благодаря лимитам проблемные места сразу заметны. Поиск оптимальных решений можно направить именно на «узкое место».
- Наглядность. Рабочие процессы абсолютно прозрачны, поскольку любой сотрудник легко может просмотреть текущие этапы и статусы задач.