Департамент инвестиционной и промышленной политики г. Москвы выполняет функции формирования инвестиционной политики, благоприятного инвестиционного климата, привлечения и сопровождения инвестиций на развитие города. В числе задач Департамента – разработка и реализация государственной политики г. Москвы в сфере промышленности, кадрового потенциала сопутствующих отраслей, конгрессно-выставочной деятельности в области инвестиций и промышленности.
ДИПП отвечает за развитие и определение направлений использования промышленных зон г. Москвы, а также территорий объектов промышленности и их инфраструктуры. Кроме того, Департамент координирует реализацию проектов по созданию в Москве индустриальных парков и промышленных технопарков.
Почему решили что-то менять? Как было
Задача: создание единой системы для контроля портфеля проектов
Предпосылками для внедрения стала необходимость использования отечественного ИТ-инструмента с общим доступом, позволяющего вести аналитику проектов Департамента в режиме реального времени.
Ранее учет всех проектов и контроль статусов велся в Microsoft Access, Excel, Project. Не было единого информационного пространства для ведения проектов.
В связи с ростом внимания к промышленной тематике, увеличением количества участников программ поддержки города, а также введением новых антикризисных механизмов и программ для промышленников и девелоперов в 2022 году, внедрение единой информационной системы управления проектами стало своевременным решением.
Из десятка ИТ-систем с похожим функционалом выбор заказчика был сделан в пользу гибкой платформы ADVANTA по ряду критериев:
1. Российская разработка
2. Скорость внедрения
3. Удобство адаптации
4. Настройка без программирования
5. Возможность управления портфелем проектов
6. Дашборды
7. Возможность интеграции
Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы?
Представитель ДИПП: «В связи с внедрением проектного управления в органе исполнительной власти и ростом числа новых проектов было принято решение запустить систему управления проектами ADVANTA. При этом цели перед системой были поставлены следующие:
• аккумулирование всей информации о проектах, идеях, целях организации,
• оптимальное планирование и своевременная подготовка отчетности для разных групп пользователей,
• разработка информационных и аналитических дашбордов, с которыми мы в режиме реального времени работаем на заседаниях Проектного комитета.
Уже сейчас можно говорить, что система внесла и продолжает вносить свой значимый вклад в достижение стратегических целей Департамента, ускоряя реализацию проектов и позволяя сотрудникам эффективнее решать свои задачи».
Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA
• В системе настроены структура объектов, реквизиты и справочники.
• Перенесена методология планирования и сопровождения проектов, разработанная Проектным офисом ДИПП. Шаблоны графиков и отчетов можно корректировать с учетом изменений методологии.
• Для ускоренной подготовки внешней отчетности настроены:
- отчет о ходе реализации проекта
- сводный отчет по портфелю проектов
- документы проекта – паспорт, отчет о завершении
Результаты внедрения. Как стало
1. Сегодня Проектный офис Департамента активно использует комплексную систему управления проектами ADVANTA для контроля реализации портфеля проектов и достижения показателей эффективности своей работы.
Плюс к этому ИТ-решение применяется и для контроля исполнения внедренной системы целеполагания в Департаменте, рассчитанной до конца 2023 года.
Также при помощи ИСУП производится мониторинг показателей эффективности, влияющих на целевые значения. При этом каждый приоритетный проект и показатель эффективности деятельности организации прикрепляется в ту или иную стратегическую цель.
2. В рамках методологии Проектного офиса ДИПП выделяются:
1) Приоритетные проекты, влияющие на достижение стратегических целей и задач Департамента
2) Инициативные проекты сотрудников по формированию новых продуктов или модернизации существующих процессов
3. На текущий момент ADVANTA систематизирует все существующие проекты Департамента в одном ресурсе. В режиме реального времени доступна полная, актуальная информация по каждому проекту в отдельности и по портфелю проектов в целом. Для Проектного офиса сократилось время на подготовку отчетности с трех до одного часа.
4. Создано 9 аналитических дашбордов, которые позволяют оперативно и четко презентовать результаты деятельности и текущий статус реализации проектов. Повысилась эффективность подготовки Проектных комитетов, время совещаний сократилось до 2 часов.
Представитель ДИПП: «Система позволяет создать настраиваемые условия оценки поступающих идей от сотрудников. Разработана Шкала силы проекта, с помощью которой можно оценить новую идею на соответствие стратегическим целям организации».
5. Помимо вышеуказанной проектной методологии активно ведется перевод операционной деятельности сотрудников Департамента в ADVANTA. В рамках масштабирования в систему уже переведены НЕКОТОРЫЕ процедуры по реализации инвестиционных контрактов, масштабных инвестиционных проектов, заявок на импортозамещение, курируемых Департаментом.
6. В системе реализован контроль реализации поручений Руководителя Департамента.
7. Все актуальные документы по проектам выкладываются в базу знаний, из которой участники проектной деятельности в любой момент могут их получить.
8. Подготовлены видеоинструкции для обучения пользователей работе с системой.
Перспективы развития системы
Готовится база для перевода в ADVANTA других видов деятельности и документации ДИПП.
Выводы
Благодаря внедрению комплексного ИТ-решения от ADVANTA в Департаменте удалось создать единую информационную среду для полноценного управления портфелем проектов в аппарате органов исполнительной власти г. Москвы
Система ADVANTA активно используется для контроля всех действующих проектов и инициатив, достижения стратегических целей и показателей эффективности организации. Актуальные данные из системы в виде сводной отчетности регулярно применяются в докладах руководителей на совещаниях Департамента.