Оптимизация работы предприятия многим видится как решение всех проблем. Достаточно автоматизировать все процессы и научить сотрудников работать с электронными документами. Но так ли это просто?
Сегодня узнаем зачем нужна автоматизация бизнес-процессов, каковы ее цели и как легче всего добиться эффективного и оптимизированного процесса работы.
Зачем нужна оптимизация?
В первую очередь, рассмотрим самые распространенные проблемы с которыми сталкиваются предприятия любого формата:
-
Периодические ошибки – банальные опечатки в документах могут приводить к критическим последствиям, что особенно важно при работе с цифрами. При бумажном документообороте это ведет к исправлениям, отнимающим ресурсы; -
Потеря времени – долгие согласования, многоуровневая система, отсутствие базы задач без целей и сроков. Все это тратит время, а значит и деньги;
-
Проблемы хранения – отсутствие системы хранения, поиск оригиналов документов или их потеря. Ничего из этого не делает процесс эффективнее.
Тем не менее, несмотря на все это, компании до сих пор сомневаются в эффективности и необходимости автоматизации. Они видят затраты на оптимизацию прямо сейчас, не замечая перспектив, идущих вслед за отлаженной системой. Но оптимизация это не просто важный элемент развития, а конкурентное преимущество.
Как выглядит отлаженный бизнес-процесс?
Важно понимать, что зачастую проблемы в работе не очевидны изнутри и для их решения требуется взгляд со стороны. Увидеть это поможет карта действий, описывающая все шаги каждого сотрудника для выполнения того или иного действия. Составление карты займет немало времени, но проблемы станут видны как на ладони.
Подобная схема должна учитывать три главных фактора:
-
описание всех связей взаимодействия сотрудников и отделов;
-
проработка всех действий и правила их фиксации;
-
разработка требований к результатам, система задач и сроков.
Оптимизированные процессы не просто делают систему эффективнее. Также они делают ее открытой и контролируемой. Все в лучших традициях SMART-решений, где каждая задача должна быть актуальна, конкретна, измерима и ограничена по времени.
Как настроить бизнес-процессы?
Главная цель автоматизации и оптимизации – это создание строгой системы алгоритмов, упорядоченных связей и доступных данных. Но каждый алгоритм, должен быть не просто описанием шагов, а решением с учетом всех выявленных ошибок.
Для оптимизации не обязательно создавать целый отдел, тратя огромные средства. Достаточно обратиться к команде специалистов на аутсорсе, имеющих достаточный опыт и способных увидеть систему со всеми ее изъянами со стороны. Важно перенести функцию контроля и мониторинга вовне, что позволит вовремя реагировать на любые вызовы, отслеживать слабые процессы и оттачивать систему до автомата.
Оптимизация бизнес-процессов – это многоуровневая задача для решения которой пригодится опыт профессионалов из команды EvenLab. О компании Even Lab вы можете прочитать на официальном сайте, изучить все кейсы и отзывы о работе компании, после чего у вас не останется сомнений в выборе исполнителя. Уже на этапе консультации вам помогут определиться с предстоящими задачами и сразу же приступить к составлению карты действий и формированию команды!