Департамент корпоративных информационных систем ALP Group (ООО «АЛП-ИС» - ДКИС) – ведущий российский разработчик ИТ-решений для управления крупными коммерческими и государственными организациями, основанных на программных продуктах «1С» и собственных разработках, – разработала и внедрила сбалансированную HR-технологию ускоренного эффективного погружения новых сотрудников в свою рабочую среду и технологические процессы.
Основная цель многоуровневой системы адаптации как важного элемента комплекса управления человеческими ресурсами ДКИС ALP – максимально облегчить и ускорить для вновь приходящих сотрудников «вход» в компанию и знакомство с ее процессами, существенно сократить время, необходимое для достижения максимально продуктивного режима работы сотрудников над проектами, свести практически к нулю вероятность увольнения сотрудника в ходе или сразу после прохождения испытательного срока.
Новая система комплексной адаптации разрабатывалась на протяжении 2021 года, была апробирована в различных подразделениях ALP и полностью принята в качестве ключевой в конце прошлого года. Система создана с учетом особенностей и требований сегодняшних реалий: работы на «удаленке» или в гибридном режиме, значительной доли он-лайн взаимодействия с заказчиками и коллегами, возросших требований к самодисциплине и самоорганизации, а также профессиональной квалификации и коммуникативным навыкам сотрудников.
В основе новой модели адаптации лежит набор взаимосвязанных методик, последовательных действий и механизмов получения обратной связи.
Один из первых и базовых этапов успешной адаптации – «синхронизация». Он начинается с первого дня работы и продолжается в течение первого месяца, наиболее критичного для дальнейшей успешной адаптации. Задача этого этапа – помочь человеку подстроиться под новые для него условия работы, требования и ритм. Отметим, что даже у опытного и грамотного специалиста смена рабочей обстановки, новые задачи и новое окружение могут вызвать достаточно сильный стресс. Для его минимизации в ДКИС был создан специальный механизм – «адаптационные беседы», которые проводятся с новым сотрудником на этом этапе в еженедельном режиме. При этом участниками таких бесед могут являться разные, но всегда «нейтральные» в глазах сотрудника, представители ALP (HR, специалисты по обучению и др.), поскольку известно, что новички могут опасаться говорить о первых проблемах со своим руководителем. В ходе таких бесед новый сотрудник дает свою оценку и высказывает мнение по поводу того, с чем ему пришлось столкнуться в первые дни, насколько соответствуют его ожиданиям предъявляемые требования и уровень задач. Все выявленные сложности должны быть разрешены как можно скорее, так как они могут стать критическими и предопределить дальнейшие действия сотрудника. Также проводятся беседы и с непосредственным руководителем сотрудника (руководителем проекта), итоги которых также могут доводиться до его сведения.
Далее, в конце испытательного срока и при успешном его прохождении, организуется трехстороння встреча, где присутствует сам сотрудник, его руководитель и представители HR-службы и департамента обучения. Эта встреча (отметим, что это своего рода know-how ДКИС ALP) имеет важное эмоциональное значение: она проходит в торжественной обстановке, где сотрудника поздравляют с успешным окончанием ИС, благодарят за уже сделанный вклад в работу, отмечают сильные его стороны. Также дается «итоговая» двусторонняя обратная связь – по всему испытательному периоду, и, что не менее важно, определяются векторы дальнейшего профессионального и личного развития на ближайший год (на основе которых в дальнейшем будет сформирован индивидуальный план). Такой подход дает новому сотруднику уверенность, видение перспективы и задает определенные ориентиры того, как он будет расти и развиваться внутри ДКИС ALP.
Третьим важным элементом системы является адаптационное обучение, которое преследует цель «подружить новичка с процессами». В ходе такого обучения упор делается на наиболее важные навыки и приемы, необходимые для эффективной работы в компании. При этом используются различные форматы интерактивного обучения, в том числе он-лайн. Например, новый сотрудник открывает доступ к своему рабочему столу (используя AnyDesk или иное ПО) и самостоятельно выполняет те или иные действия под наблюдением наставника, получая от него необходимые советы и рекомендации.
В дальнейшем, в рамках ALP, сотрудник сможет проходить широкий набор курсов обучения в различных форматах – как по «софт-», так и по «хард-скилам», – в соответствии с индивидуальным планом.
Таким образом, новая система адаптации обеспечивает единый сбалансированный поэтапный процесс, где, помимо РП, последовательно задействованы HR-специалисты, менеджеры по качеству, тренинг-менеджеры, ресурсные менеджеры, эксперт-наставник, а также члены его проектной команды. По мнению ДКИС ALP, такой подход и внимание со стороны специалистов различных профилей помогают человеку раскрыться максимально полно и быстро.