Главная потребность Клиента – получить финансирование в максимально сжатые сроки. Ему для этого необходимо передать Фактору документы, подтверждающие факт поставки товаров или оказания услуг. Чем быстрее Фактор получит документы, тем быстрее будут оказаны факторинговые услуги. Процесс этот можно ускорить с помощью электронного документооборота.
Фактор, кстати, тоже выигрывает – чем быстрее и качественнее оказываются услуги, тем комфортнее клиенту работать с компанией. Есть много примеров, когда Клиент рекомендовал своего Фактора партнерам по бизнесу.
Получается, что от применения электронного документооборота выигрывают обе стороны. Клиент отправляет документы, быстро получает финансирование и в кратчайшие сроки решает стоящие перед ним бизенс-задачи. Факторинговая компания с помощью электронного документооборота оптимизирует процесс принятия и обработки документов, переданных клиентом. Если в документах что-то неверно заполнено, специалисты отдела сопровождения факторинговых операций могут моментально сообщить об этом Клиенту, предложив внести правки в самые кратчайшие сроки.
Михаил Подморин, начальник отдела маркетинга ЗАО «Электротехснаб»: «С помощью системы электронного документооборота очень удобно передавать в НФК документы по поставкам. Если что-то заполнено неверно, мы тут же получаем информацию об этом и оперативно вносим изменения. Задержек финансирования из-за этого не происходит, что очень важно для нашего бизнеса»
Действительно, тем, кто уже знаком с преимуществами электронного документооборота, трудно представить, как вообще можно без него обойтись. Возить Фактору документы по каждой поставке? Сканировать оригиналы и передавать их по электронной почте? «Ну, уж нет!», – в один голос говорят клиенты НФК.
Эволюция факторингового документооборота
И все-таки раньше как-то без него обходились. К счастью в первобытном обществе факторинга не было, иначе изучали бы мы на уроках истории наскальные счета-фактуры по отгрузкам шкур бизонов в адрес какого-нибудь племени. Появился факторинг в России не так давно, можно даже сказать, совсем недавно. Основанием для выплаты финансирования служили оригиналы бумажных документов. Сбор этих документов занимал много времени. А если в них была ошибка или хуже того, банальная опечатка, нужно было их исправить и заново доставить Фактору. С момента отгрузки до момента финансирования могло пройти 2-3 недели.
В 2005 году НФК первой в России ввела в эксплуатацию систему «Электронного факторинга». Система позволяет Клиентам получать финансирование после выгрузки информации о поставках в электронную систему, предоставляя бумажные оригиналы документов значительно позже. И на сегодняшний день, НФК остается одной из немногих в России факторинговых компаний, предлагающих клиентам подобное решение. За 9 месяцев 2011 года из 568 620 поставок, 555 576 (97%) были зарегистрированы с помощью электронной системы.
Сам процесс работы в системе электронного документооборота предельно прост. Убедиться в этом можно, посмотрев видео, размещенное на сайте НФК.
Людмила Королева, Начальник казначейства ООО “Мир детства”: “Возможность оперативно подгружать информацию о новых поставках, значительно упрощает и ускоряет получение финансирования. Сложно представить, сколько времени занимал бы этот процесс, если бы не было электронного документооборота.”
Все в одном месте
Как изменится факторинговый документооборот в далеком будущем, не знает никто. Зато мы можем рассказать, какие изменения в этом направлении уже происходят на «внутренней кухне» одной знакомой вам факторинговой компании 
До конца года в НФК планируется начать опытно-промышленную эксплуатацию принципиально новой версии системы «е-факторинг», которая позволит клиентам получать информацию быстрее и в более удобной форме. В следующем году будет создана единая система дистанционного обслуживания Клиентов, объединяющая преимущества Электронного документооборота – передачи информации о дебиторах и поставках в режиме реального времени и системы е-факторинг - получения максимально полезной информации о проведенных операциях. Процесс разработки такой системы и ее внедрения трудоемкий. Зачем НФК усложняет себе жизнь? Очень просто – чтобы в ближайшем будущем предоставить своим клиентам для работы максимально комфортные условия.
Обсудить эту статью и другие материалы можно в первом блоге о факторинге - www.ifactoring.ru