Отечественные предприятия привыкли проводить инвентаризацию своими силами и преимущественно «для галочки». Однако руководители, которые проработали значительное время в западных компаниях, стараются предоставить право проведения этой процедуры сторонним организациям. Причиною того, что аутсорсинг инвентаризации слабо развит в нашей стране является, прежде всего, непонимание преимуществ и выгод такого решения.
Когда предпочтителен аутсорсинг?
Для инвентаризации может быть много причин. В ряде случаев она проводится формально лишь для выполнения бухгалтерских или корпоративных правил. В таком случае аутсорсинг инвентаризации нецелесообразен, так как конечная цель изначально скомпрометирована. Но иногда руководству действительно нужна реальная картина запасов и других материальных ценностей.
Аутсорсинговые услуги развиты преимущественно в крупных городах
Привлечение сторонних организаций к инвентаризации актуально в таких ситуациях:
- переезд предприятия, его реорганизация, продажа или ликвидация;
- передача имущества в залог или аренду;
- смена материально ответственных лиц;
- в конце года перед составлением бухгалтерской отчетности;
- при подозрении на недостачу ТМЦ;
- после стихийных бедствий;
- при автоматизации торговли или всего магазина;
- плановая циклическая инвентаризация: полная или частичная.
В перечисленных ситуациях предприятию или его контрагентам действительно нужна реальная картина о наличии материальных ценностей. Поэтому в таких случаях без аутсорсинга инвентаризации не обойтись.
Перечень предлагаемых на аутсорсинге услуг
Обычно одним пересчетом материальных активов перечень предоставляемых на аутсорсинге услуг по инвентаризации не заканчивается. Компании могут помогать решать и другие вопросы.
Проводить инвентаризацию в автоматизированном магазине намного проще
Основными предоставляемыми услугам являются:
- проведение частичной или полной инвентаризации;
- сопоставление фактических данных со сведениями бухгалтерского учета;
- выявление причин недостач или излишков;
- документальное оформление расхождений, списаний, оприходования излишков;
- консультирование по отображению результатов инвентаризации в налоговом учете;
- маркировка ТМЦ номерами и бирками;
- составление актуального списка ТМЦ;
- оценка расходов на автоматизацию учета материальных ценностей, составление соответствующих проектов.
Таким образом, компании, занимающиеся инвентаризацией на аутсорсинге, могут комплексно решать проблемы учета материальных активов. Они не только пересчитывают товар, но и предупреждают возникновение проблем с ТМЦ в будущем.
На что обратить внимание в договоре?
Любой аутсорсинг предоставляет собой выполнение определенной работы на договорной основе. Чтобы возникало меньше споров о качестве предоставленных сторонней компанией услуг по инвентаризации, нужно четко оговаривать их перечень, стоимость и другие условия договора.
Все условия проведения пересчета ТМЦ должны быть оговорены в договоре
Особое внимание следует уделить следующим нюансам:
- Четко определить объект пересчета (складские запасы, основные средства и т.д.), его местонахождение. При долгосрочном сотрудничестве это можно указывать в приложениях к договору.
- Указать точное время, когда сотрудники аутсорсинговой компании могут проводить пересчет. Иногда целесообразно провести ночную инвентаризацию.
- Определить граничные сроки предоставления результатов инвентаризации.
- Обозначить цену услуги пересчета единицы товара по каждому объекту инвентаризации, чтобы не было проблем с определением её общей стоимости из-за колебаний объема работы.
- Указать пункт о конфиденциальности сведений, полученных в процессе инвентаризации представителями аутсорсинговой компании. Также можно предусмотреть ответственность за разглашение информации.
- Предусмотреть возможность досмотра сотрудников аутсорсинговой компании и наблюдения за ними в процессе работы.
- Оговорить формат отчета об инвентаризации, указать полный перечень содержащихся в нем пунктов.
- Описать аппаратные средства, которые должны применять при проведении автоматизированной инвентаризации. Это необходимо для определения ответственной стороны при невозможности использования техники аутсорсинговой компании для сканирования идентификационных меток заказчика.
Учет перечисленных нюансов позволит обеим сторонам сделки избежать споров о результатах инвентаризации и её стоимости.
Преимущества аутсорсинга инвентаризации
Применение аутсорсинга при инвентаризации, например, от компании "Ревизор" - https://rvzr.ru/, имеет целый ряд преимуществ, о которых руководители зачастую даже не подозревают.
Инвентаризация собственными силами отнимает много времени у работников бухгалтерии
К таким выгодам относят:
- Гарантированное получение точной и объективной информации об активах магазина или предприятия. Ведь сотрудникам сторонней компании всё равно, сколько материальных ценностей они насчитают.
- Руководство продолжает заниматься основной работой и решением стратегических задач, вместо того, чтобы погружаться в процессы формирования и работы инвентаризационных комиссий.
- Отсутствие нагрузки на бухгалтерию. Довольно редко на объектах розничной торговли есть ревизор, а привлечение к инвентаризации собственных бухгалтеров может спровоцировать появление ошибок в их повседневной работе.
- Не нужно отвлекать работников от основной деятельности для привлечения их к пересчету.
- Аутсорсинг инвентаризации позволяет не изменять график и интенсивность рабочих процессов.
- Аутсорсинговые компании имеют большой опыт по предупреждению проблем с учетом ТМЦ, которым они готовы поделиться со своими заказчиками.
- Аутсорсинг инвентаризации стимулирует процессы автоматизации торговли и складского учета.
- Отсутствие необходимости обучения сотрудников процедуре инвентаризации.
- Аутсорсинг можно использовать точечно только для критически важных инвентаризаций.
- Конфиденциальность отчетных данных, которую сложно обеспечить, привлекая собственных сотрудников.
При проведении инвентаризации собственными силами может сложиться впечатление о бесплатности этого процесса. Но руководители не учитывают возникающие в такой ситуации риски, связанные с последствиями формального подхода к пересчету ТМЦ.