Мальцева Дарья Игоревна
Студентка 3 курса,
Брестский государственный технический университет,
г. Брест, Беларусь
E-mail: malseva_dasha@mail.ru
Рыжук Кристина Богдановна
Студентка 3 курса,
Брестский государственный технический университет,
г. Брест, Беларусь
E-mail: caliiforni@gmail.com
Научный руководитель – Вакулич Наталья Александровна
Старший преподаватель кафедры Экономической теории и логистики,
Брестский государственный технический университет,
г. Брест, Беларусь
E-mail: etl.brgtu@gmail.ru
Information technology in procurement
Maltseva Daria Igorevna
3rd year student,
Brest State Technical University,
Brest, Belarus
Ryzhuk Kristina Bogdanovna
3rd year student,
Brest State Technical University,
Brest, Belarus
Scientific supervisor – Vakulich Natalia Aleksandrovna
Senior Lecturer, Department of Economic Theory and Logistics,
Brest State Technical University,
Brest, Belarus
Сфера информационных технологий развивается с каждым днём. Новые технологии в компьютерах и мобильных устройствах формируют способ, которым мир общается друг с другом, выполняет работу и проводит свободное время. Предприятиям необходимо, чтобы их традиционные цепочки поставок расширялись за пределы их возможностей. Применение информационных технологий при осуществлении закупок приводит к повышению эффективности процесса закупки.
Ключевые слова: закупочная логистика, закупочная деятельность, информационные технологии, электронный обмен данными, e-procurement, B2B.
The field of information technology is evolving every day. New technologies in computers and mobile devices form the way in which the world communicates with each other, performs work and spends free time. Enterprises need their traditional supply chains to expand beyond their capabilities. The use of information technology in procurement leads to an increase in the efficiency of the procurement process.
Key words: purchasing logistics, procurement, information technology, electronic data interchange, e-procurement.
Деятельность любой предприятия зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг, которыми ее обеспечивают другие предприятия.
Логистика закупок направлена на то, чтобы предприятие получало необходимое по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте от надежных поставщиков, своевременно отвечающих по своим обязательствам, с хорошим обслуживанием и по выгодной цене [3].
Процесс закупок может существенно повлиять на успех предприятия. В наши дни закупки осуществляются в динамичной, сложной среде, и для эффективной и действенной работы необходимо создавать соответствующие структуры и использовать подходящие инструменты. Информационные технологии могут сыграть в этом важную роль.
Возможность использовать в логистике предприятия информационные технологии во многом обязана компьютеризации управления материальными потоками, появлению электронных торговых площадок для реализации государственных и муниципальных закупок, механизму электронного взаимодействия продавцов и покупателей, что позволяет автоматизировать ввод данных, автоматически отправлять заказ на продукцию поставщику, увеличить скорость сбора и обработки информации, повысить производительность процесса закупки [1]. Это позволяет максимально сократить время логистического цикла.
В Республике Беларусь 21 декабря 2017 года был создан декрет «О развитии цифровой экономике», что подтверждает актуальность выбранной темы для нашей страны.
Особую трудность и рутинную работу представляет собой составление сопроводительной документации. Из-за ненадежности сопроводительных документов возникает ряд трудностей таких как: необходимость большого количества времени для обработки всей процедуры; большое количество документов для оформления, их анализ, обработка, хранение; ошибки, которые возникают при большом количестве документов и многие другие. Персонал отдела снабжения затрачивает треть своего времени, разбираясь с проблемами, вызванными отклонением процесса закупок.
Существуют различные способы улучшения процесса закупок. Некоторые из них – незначительные изменения, направленные на улучшение части процесса (создание необходимой внутренней документации). А другие способны улучшить весь процесс закупок. Вот несколько примеров способов улучшения процесса закупок, используя информационные технологии, которые повышают ценность предприятия.
Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) [2]– это электронный обмен деловой информацией в общедоступном стандартном формате. EDI предоставляет общий язык для форматирования бизнес-транзакций, который облегчает интеграцию между предприятиями благодаря потоку стандартизированных электронных транзакций между торговыми партнерами по всему миру. Предприятие связывает свою информационную систему с системой поставщика, и при необходимости сделать заказ, система автоматически отправляет его поставщику. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов. Существует несколько вариантов автоматизированного снабжения, но все они имеют общее название "электронное снабжение" (e-procurement) или "электронные закупки" (e-purchasing). В электронной системе снабжения все указанные операции осуществляются в электронной форме; снабженец и поставщик взаимодействуют путем обмена электронными письмами и другими документами, а также вводят ту или иную информацию в базу данных системы через экранные формы. При этом любой документ из системы может быть распечатан и скреплен чернильными подписями и печатями.
Электронное снабжение можно разделить на два типа (рисунок 1):
- B2C, что означает бизнес для потребителя, представляет собой процесс продажи продуктов непосредственно потребителям;
- B2B, что означает бизнес для бизнеса, представляет собой процесс продажи продуктов или услуг другим предприятиям.
Рисунок 1 – Электронное снабжение
К основные преимуществам от использования электронного снабжения относятся:
- мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;
- прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы;
- автоматизация закупок посредством стандартных процедур;
- существенное уменьшение времени, необходимого для трансакций;
- снижение затрат, использование аутсорсинга в некоторых видах деятельности по снабжению;
- интеграция собственной информационной системы с аналогичными системами поставщиков.
Для лучшей работы EDI были разработаны две сопутствующие системы, которые способствуют автоматизации системы перемещения и оплаты заказа.
1. Кодирование товаров, позволяющее присвоить каждой упаковке перемещаемых материалов идентификационную метку (используется штрих-код или радиочастотная метка).
2. Электронный перевод денежных средств. Когда поступает подтверждение о доставке, система перевода отправляет денежные средства.
Использование электронных закупок позволяет структурировать расходы по поставщикам и позволяет отслеживать все в одном месте. Единая база позволяет упростить непрерывный поиск возможностей для снижения затрат. Кроме того, обеспечивает лучшую подготовленность к управлению рисками, соблюдению контрактов, отслеживанию поставщиков, что поможет повысить производительность и дополнительную экономию.
Наличие всех транзакций в центральной базе данных облегчает отчетность по заявкам, покупкам, заказам и платежам по счетам. Предприятию легко отслеживать какие отделы вашего бизнеса заказывают и получают наибольшее количество товаров, находятся ли они в пределах установленных лимитов расходов и т. д.
Эти данные позволяют принимать более обоснованные решения, следить за сбалансированностью своих потребностей, а также что предприятие тратит на удовлетворение этих потребностей.
Поскольку технологические решения для электронных закупок позволяют автоматизировать многие внутренние процессы, включая оценку поставщиков и отслеживание заказов на закупку, предприятие может работать более эффективно и результативно. Чем больше возможно обойтись без вмешательства человека, тем меньше места для потенциально дорогостоящей ошибки. И чем больше возможность обходиться без человека, тем больше у людей времени на то, чтобы сосредоточиться на задачах, которые не могут быть автоматизированы, таких как стратегический источник или управление контрактами.
Использование технологии электронных закупок создает систему, которая стандартизирует рабочие процессы и уменьшает необходимость отклоняться от процесса, создавая большую эффективность работы. Перемещение в системе в режиме онлайн позволяет быстро и легко обращаться в нужные данные, когда это нужно - будь то контактная информация поставщика, заказ или предложение поставщика.
Технология закупок позволяет хранить электронные документы, что упрощает ряд процессов. Время выполнения задания сокращается, поскольку многократно используемые шаблоны легко доступны. Контракты и заказы также хранятся в системе, поэтому поиск старых документов занимает меньше времени. Это ускоряет проверки соответствия контракту и снижает вероятность ошибок.
Поскольку все в системе закупок обеспечивает прозрачность, возможно отслеживать, кто что делает в системе. Это означает, что все несут ответственность за свои действия, и целостность данных не ставится под угрозу.
Также облегчает процесс использование электронных каталогов. Покупатели видят товары, доступные для заказа, а также информацию о ценах. По мере того, как эти каталоги становятся все более популярными, поставщики начинают предлагать более стандартизированный продукт, который упрощает сравнение одного вида товаров у разных поставщиков.
В заключении отметим, для достижения наибольшего успеха предприятия должны использовать полностью интегрированный подход к электронным закупкам, который обрабатывает все: от иерархии заявок и утверждения до обработки заказов и оплаты счетов, а также базу данных с информацией о поставщиках, контракты и записи о производительности. Для разработки полной комплексной системы может потребоваться более одного модуля системы, но переход только на часть системы с использованием электронных технологий не принесет наибольшей пользы.
Переход на систему электронных закупок потребует затрат времени, денег и усилий, однако оправдывает вложение инвестиций.
В Республике Беларусь лишь 15% предприятий используют электронные технологии. Связано это с тем, что для внедрения этих систем необходимо платить за то, чтобы приобрести инструменты и технологии, но итог гарантирует большую продуктивность от их использования. И в долгосрочной перспективе возможно сокращение затрат, которое позволит направить больше ресурсов на стратегические инициативы, направленные на ускорение роста предприятия.
Библиографический список:
1. Бизнес. Предпринимательство. Электронная Коммерция. Информационные технологии в закупочной деятельности [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://economy24info.com/logistika_1045/informatsionnyie-tehnologii-zakupochnoy-49444.html. – Дата доступа: 20.03.2019.
2. Информационный портал. Информационные технологии в закупочной деятельности [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://studme.org/14940511/logistika/informatsionnye_tehnologii_zakupochnoy_deyatelnosti. – Дата доступа: 20.03.2019.
3. Р.А. Лизакова. Закупочная логистика [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://elib.gstu.by/bitstream/handle/220612/2313/muk344эл.pdf?sequence=1&isAllowed=y. – Дата доступа: 20.03.2019.
Материал размещен кафедрой
«Логистика и маркетинг в АПК» Красноярского ГАУ
Источник: материалы XIV Международной
научно-практической конференции «Логистика – Евразийский мост» ЛЕМ - 2019