В работе каждого руководителя непременно встает вопрос об оптимизации тех или иных процессов на предприятии. Составляющие каждого процесса: время, ресурсы, результат. Рано или поздно на первый план выходит необходимость учета рабочего времени. И программы, которые созданы именно для этой цели, могут серьезно упростить задачу.
Часто учет рабочего времени производится привычными всем средствами: например, с помощью контрольно-пропускного режима, который позволяет фиксировать время прихода и ухода сотрудника. Однако простейшие методы дают простейшую информацию, владея которой невозможно добиться увеличения эффективности работы. Для того, чтобы значительно повысить результативность бизнес-процессов, стоит обратиться к современным комплексным системам учета рабочего времени. Программы, созданные для этих целей, сегодня не редкость на рынке IT-технологий.
Итак, принято решение о детальном учете рабочего времени в компании. Что для этого потребуется:
1. Анализировать. Важнейшая функция учета рабочего времени – предоставление данных для анализа. Уже на следующий день после внедрения системы учета времени менеджер получит важную информацию: чем занят сотрудник в течение дня, какие сайты он посещает, сколько времени проводит вне своего кабинета. Не спешите с решениями. Проанализируйте работу сотрудников за неделю, за месяц, за квартал, и информация приобретет новую ценность. Бухгалтер тратит 100% своего времени на рабочие обязанности всегда или только в конце месяца, когда случается аврал? Менеджер по продажам задерживается на работе постоянно или только, когда кто-то из коллег в отпуске? Специалист по сбыту проводит рабочее время на развлекательных сайтах всегда или только в начале года, когда в работе фирмы «зимнее» затишье?
2. «Подружить» сотрудников с системой. Введение системы учета рабочего времени, вероятно, в первое время будет воспринято работниками негативно. Создастся ложное впечатление, что руководство посягает на их личное и проявляет недоверие. Но в реальности лишь малая часть сотрудников обладает жесткой самодисциплиной и способна к самомотивации. Не многие специалисты могут грамотно управлять своим временем, организовывать свой рабочий день. Возможно, проведение тренингов или коллективное знакомство с теорией тайм-менеджмента поможет им осознать это и пробудит личную заинтересованность в исправлении ситуации. Система учета рабочего времени поможет им: она будет дисциплинировать, направлять, мотивировать. Нужно только помочь работникам принять эту мысль.
3. Утвердите систему. Данные учета рабочего времени позволят принимать объективные решения относительно того или иного сотрудника. Регулярное наблюдение за отчетами по конкретному сотруднику может показать, что он систематически тратит время на «нерабочие» ресурсы, часто опаздывает, чем снижает эффективность работы отдела и демотивирует коллег. Возможно, будет принято решение уволить такого работника. Но расставаться с сотрудниками нужно грамотно, соблюдая законы и положения Трудового кодекса. Поэтому имеет смысл утвердить систему учета рабочего времени внутри компании, внести информацию о ней в правила внутреннего трудового распорядка, согласовать введение системы с профсоюзом работников.
4. Сделать «длинное» вложение. Все инвестиционные вложения можно разделить на две категории: инвестиции, приносящие немедленный результат и долгосрочные вложения. Внедрение учета рабочего времени, программы, которая будет мониториторить работу персонала – это вложение, которое может окупиться в первые два месяца, и стать в то же время долгосрочным вложением. Долговременный анализа поможет оптимизировать работу всех отделов, перераспределить функции и обязанности сотрудников, что непременно приведет к повышению эффективности работы предприятия в будущем.
Внедрение системы учета рабочего времени требует тщательной подготовки и аккуратной, грамотной реализации. Тогда она непременно принесет плоды: повысит результативность работы и усилит конкурентные преимущества компании на рынке.