Среди ваших знакомых есть человек, который все успевает, несмотря ни на какие обстоятельства? Вам кажется, что он может быть везде и по всюду, он никогда не опаздывает, помнит все запланированные задачи и легко ведет учет отработанного времени? Наверняка, его даже считают сверхчеловеком. Все может оказаться гораздо прагматичнее, просто такой человек хорошо владеет навыками тайм-менеджмента. Таких людей сегодня становится все больше и больше, они делятся решениями и личными лайфхаками, которые и позволяют им четко планировать, все успевать и применять учет отработанного времени для повышения собственной продуктивности.
Вот их наработки:
1. Отмечать активность в календаре
Одно известное PR-агентство для налаживания культуры тайм-менеджмента несколько лет назад внедрило методику Глеба Архангельского. Согласно ей рабочее время сотрудников теперь планируется только в календаре Microsoft Outlook. Бумажными носителями для этих целей больше не пользуются. Коллеги PR-агентства могут получать доступ к календарям друг друга – это удобно и позволяет легко выяснить, где сотрудник и над чем он работает. Календарь имеет функцию присвоения конкретно цвета для конкретной задачи, чтобы определять ее приоритетность. Зеленый цвет – сигнал того, что к коллеге можно обратиться для решения рабочих задач, несмотря не его занятость. Синий цвет задачи запрещает беспокоить и отвлекать работника. Оранжевым обозначены те задачи, во время которых сотрудника нет в офисе: он на встрече, на конференции или другом мероприятии. Есть и другие обозначения. Очень удобно в таком режиме планировать использование переговорки – каждый может посмотреть, когда она занята и забронировать нужно время для своих целей. Это очень облегчает планирование, структурирует работу и не дает запутаться в учете отработанного времени.
2. Используйте трекинговые системы для рабочих задач
Некоторые компании не ведут строгий учет отработанного времени и в них даже нет утвержденного графика работы, в классическом понимании этого термина. Так в одной известной IT-компании руководство настолько доверяет своим сотрудникам, что позволяет им самостоятельно управлять рабочим временем, оценивать трудоемкость процессов и задач. По согласованию с менеджером работник может часть работы выполнить вне офиса. В этом команде помогает система Atlassian JIRA, которая служит для управления проектами. В таком подходе внимание уделяется не столько учету отработанного времени, сколько тому, как поставленные задачи были выполнены. Изначально Atlassian JIRA была создана для разработчиков, но ее можно приспособить для работы в других отделах: продуктовом отделе, службе маркетинга и рекламы и др.
Косвенно JIRA ведет и учет отработанного времени: когда руководитель или подчиненный ставит задачу, исполнитель может оценить сколько времени он потратит на ее решение, отметить его в системе и корректировать по мере необходимости. Как только задача была решена, можно сравнить запланированное и реальное время на ее решение. Такие показатели полезны для дальнейшего планирования и последующей корректировки данных учета отработанного времени.
3. Оградитесь от внешних раздражителей
Многие руководители отмечают высокий уровень информационного шума, который очень часто мешает в планировании времени, потому сложно сосредоточится на рабочих задачах, когда кто-то или что-то постоянно от них отвлекает. Сложная задача часто требует время на вхождение в нее, и как только внешний раздражитель отвлекает вас от ее решения, на то, чтобы вернуться к ее решению может потребоваться до получаса дополнительного времени. Особенно, когда получаешь письма с пометкой ASAP (as soon as possible - как можно раньше). Учет отработанного времени в такой ситуации становится некорректным, ведь много времени уходит на «возврат» к прежней задаче. Поможет минимизировать внешние вторжения:
- отключение оповещений о новых письмах;
- переключение телефона на беззвучный режим;
- закрытие соцсетей и RSS-рассылок.
Давно известно, что 40% нашего времени отнимают привычки, так пусть лучше они будут полезными.