Практика и исследования в области учета рабочего времени показывают, что частым препятствием на пути развития компании становится нерешительность сотрудников. Бывает так, что они не располагают информацией о глобальных целях компании и ее стратегии, поэтому боятся принимать судьбоносные и необходимые для компании решения. Потому руководитель получает от сотрудников такое объяснение неэффективному расходованию времени: мы выполнили, что приказали «сверху» и дальше тратили время, так как считали нужным. За таким поведением не всегда стоит банальная лень, иногда это просто неспособность к решительным действиям: не видя общего курса, не различая угроз и возможностей, человек предпочитает действовать в заданных рамках.
Если руководитель ведет учет рабочего времени и результаты такого анализа вызывают сомнения относительно загруженности работников, возможно причина тому туннельное зрение сотрудников и им нужно предоставить автономию: провести соответствующую подготовку, повысить осведомленность, доверие и общую подвижность. Особенно, когда добросовестность и трудолюбие сотрудников не вызывают у вас сомнения.
Способы «пробудить» активность в сотрудниках
1. Поощряйте команды и отдельных работников выходить за пределы отведенных им функций. Учет рабочего времени показал, что целый отдел находится в простое? Множество рабочих часов пропадет впустую? Возможно, руководителю следует укрепить связи между отделами, чтобы для них стало возможным рассматривать проблему с разных точек зрения, убрать элементы неизвестности и начать видеть задачу не только со своей позиции в компании.
2. Делайте акцент на результат. Чтобы самоцелью не становился путь, пройденный без понимания смысла. Разумеется, что задать абсолютно точное направление, учтя все возможные препятствия и сложности наперед, невозможно. Однако максимально возможная осведомленность о ситуации, позволит сотрудникам научиться принимать решения в изменяющихся условиях, корректировать свои планы и действовать активнее. Что обязательно отразиться в результатах учета рабочего времени – рабочее время станет тратиться более осмысленно.
3. Награждайте команды и отдельных сотрудников за их активность и решительность. Стимулируйте успешное выполнение клиентского заказа, быстрые и гибкие решения, эффективное расходование рабочего времени. Ведь учет рабочего времени поможет руководителю учесть не только пробелы в работе, но и перевыполнение плана, а значит объективно оценить вклад каждого сотрудника в общее дело. Способ вознаграждения может быть не только традиционным (денежный), но и специальный, который будет разработан именно для вашей компании (особые виды похвалы, премии и номинации и пр.) Введя в практику награждение отелов, руководитель сможет стимулировать выявление пассивных членов коллектива начальниками отделов.
Границы «активности»
Конечно, любая самостоятельная активность и быстродействие имеют свои границы. Все-таки действовать сотрудники должны в пределах той сферы, где он имеет достаточно опыта и знаний. Но бездействие или стояние на месте без указания «сверху» – худшее из возможных решений. Ведь успех организации во многом зависит от скорости и гибкости, даваемых сотрудниками решений. Именно ради этого ведите учет рабочего времени, укрепляйте связи внутри коллектива, акцентируйте внимание сотрудников на конечной цели и награждайте за активность и решительность в действиях. Это избавит сотрудников от нерешительности и научит их действовать вовремя.
Сегодня существует множество средств для учета рабочего времени, в том числе и полностью автоматизированные программы. Современные системы учета рабочего времени ведут подсчет продуктивного и непродуктивного времени, учитывают опоздания, прогулы, ранние уходы и выдают детальную статистику, удобную для анализа руководителя. Наиболее лояльной к сотрудникам и в то же время удобной для руководства, по рекомендации пользователей, является система учета рабочего времени CrocoTime – разработка компании Инфомаксимум.