Организованный трансфер позволяет доставить сотрудников на корпоратив без необходимости каждому самостоятельно планировать дорогу. Чтобы заказать автобус для корпоратива, недостаточно сообщить перевозчику количество пассажиров и адрес мероприятия. Нужно заранее определить точки сбора, рассчитать время в пути, выбрать подходящую вместимость транспорта и продумать обратную поездку. Чем точнее составлен план перевозки, тем проще перевозчику подобрать транспорт и рассчитать условия поездки.
С чего начать организацию перевозки сотрудников
Сначала необходимо определить количество пассажиров и схему поездки. Список сотрудников желательно сформировать до выбора транспорта: от числа пассажиров зависит, потребуется один автобус, несколько автобусов или микроавтобусы.
Затем нужно зафиксировать основные параметры поездки: адрес мероприятия, предполагаемое время прибытия, точки сбора и необходимость обратного трансфера. Если корпоратив проходит за городом или заканчивается поздно вечером, обратный маршрут лучше согласовать одновременно с поездкой на мероприятие.
Как выбрать транспорт для корпоратива
Размер автобуса для перевозки людей автобусом выбирают после формирования списка сотрудников, которые действительно поедут на мероприятие. Для небольшой группы может подойти микроавтобус, для многочисленного коллектива — полноразмерный автобус. Если сотрудники выезжают из разных районов, иногда удобнее использовать несколько транспортных средств, чем собирать всех в одной точке.
При выборе также учитывают продолжительность поездки. Для короткого городского трансфера ключевыми параметрами становятся вместимость и удобство посадки. Если дорога занимает несколько часов, при подборе транспорта дополнительно учитывают условия для пассажиров в пути и размещение их вещей.
Стоит предусмотреть небольшой резерв по количеству мест, если окончательный список участников еще может измениться. При этом заказывать значительно более вместительный автобус без необходимости обычно нецелесообразно.
Как составить маршрут
Самый простой вариант — назначить одну точку сбора, до которой сотрудники добираются самостоятельно. Это позволяет сделать время отправления более прогнозируемым.
Если одной точки недостаточно, маршрут можно составить с несколькими остановками. Их следует располагать последовательно по направлению движения, чтобы автобусу не приходилось возвращаться в уже пройденные районы. При большом географическом разбросе сотрудников рациональнее рассмотреть несколько маршрутов с последующим прибытием транспорта к месту корпоратива примерно в одно время.
При выборе мест сбора нужно убедиться, что автобус сможет безопасно подъехать к ним и выполнить посадку сотрудников. Узкие улицы, ограничения движения, закрытые территории и отсутствие подходящего места для посадки могут потребовать переноса остановки.
Как определить время подачи транспорта
За исходную точку при составлении графика берут момент, к которому сотрудники должны приехать на площадку мероприятия. Из него вычитают предполагаемую продолжительность маршрута, время на посадку сотрудников и разумный резерв на дорожную обстановку.
Например, если программа начинается в определенное время, не стоит планировать прибытие автобуса непосредственно к началу мероприятия. Сотрудникам потребуется время, чтобы выйти из транспорта, пройти на площадку, оставить верхнюю одежду и подготовиться к программе.
При нескольких точках сбора нужно определить время не только первой подачи, но и прибытия на каждую следующую остановку. Сотрудникам следует заранее сообщить адрес и время посадки, чтобы задержка одной группы не сдвигала весь график.
Что сообщить компании-перевозчику
Для предварительного расчета и подбора транспорта перевозчику обычно нужны количество пассажиров, дата поездки, адреса подачи и назначения, планируемое время отправления и возвращения, количество остановок и предполагаемая продолжительность аренды. Если требуется несколько автобусов или развоз сотрудников после мероприятия по разным направлениям, это также следует указать при обращении.
Грамотно организованная перевозка сотрудников на корпоратив начинается не с выбора конкретного автобуса, а с маршрута и расписания. Когда известны число пассажиров, точки сбора, время прибытия и схема обратной поездки, можно подобрать транспорт подходящей вместимости и передать перевозчику точные данные для расчета и организации трансфера.