Полунин Сергей молод. Ему всего лишь по состоянию на февраль 2024-го, 34 года. Вместе с тем, в декабре 2023 года он попал в список доверенных лиц Владимира Путина на президентских выборах 2024 года.
- Елена Ивановна, чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?
- Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
В связи с изменениями в Трудовом кодексе РФ, с 1 января этого года у нас появилась возможность вести трудовые книжки в электронном варианте. Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.
-
- Какие преимущества Вы видите у электронного формата трудовых книжек?
- Электронная форма имеет целый ряд преимуществ – это удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности. Сведения можно в любой момент получить в личном кабинете на сайте ПФР или портале государственных услуг. Минимизация ошибочных и неточных данных позволяет дистанционно оформлять пенсии по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения гражданами. Работодателям электронный формат поможет снизить издержки на ведение бумажных книжек, анализировать данные о трудовой деятельности, упростить дистанционное трудоустройство. Отметим, что работодатели должны вести электронные трудовые книжки в отношении всех своих сотрудников, в том числе и в отношении тех, кто сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки.
- Безопасен ли такой формат для работодателей и самих сотрудников? Где хранятся записи, размещаемые в базе данных ПФР?
- Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного Фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных невозможны. Информация с лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
- Является ли электронный формат обязательным к выбору или добровольным?
- Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
- Должны ли работодатели уведомлять сотрудников о возможности такого перехода?
- Конечно. До 31 октября 2020 года в соответствии с законодательством работодатели обязаны письменно уведомить работников о праве сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.
Работники в свою очередь до 31 декабря 2020 года должны определиться со способом ведения трудовой книжки путем подачи письменного заявления своему работодателю независимо от того, какую трудовую книжку он выбирает – бумажную или электронную.
- Итак, работник сделал выбор...
Граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
- А если человек по какой-либо причине не смог написать заявление?
- В таком случае эти граждане вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
- Какие сведения в настоящее время, связанные с трудовыми книжками, должны представлять работодатели в Пенсионный фонд?
- Работодатели обязаны предоставлять в ПФР в электронном виде:
– сведения о любых кадровых изменениях по работнику, которые произошли внутри организации (например, перевод с одной должности на другую, переименование самой организации), не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения;
– сведения о приеме на работу или увольнении с работы – не позднее 1 рабочего дня со дня издания соответствующего приказа (распоряжения).
- Если говорить о Красноярском крае, насколько активно работодатели и работающие жители нашего региона выбирают электронные трудовые книжки?
В последнее время людей более активно переходят именно на электронный формат ведения трудовой книжки. Если еще в начале года граждане либо не подавали никаких заявлений, либо же сохраняли бумажные трудовые книжки, то на сегодняшний день ситуация меняется.
За 9 месяцев 2020 года в Красноярском крае сведения о трудовой деятельности в ПФР представили более 31,9 тысяч работодателей на более чем 746 тысяч работников. Большинство оставили трудовую книжку на бумажной форме. Выбор электронной трудовой книжки сделали более 10,6 % работников.
Еще раз хочу отметить, что электронный формат трудовой книжки - это безопасно, просто и намного удобнее, чем может показаться на первый взгляд.
