Обучение складского персонала: цели, ошибки, показатели

Меркулова Полина Сергеевна

студент 4 курса,

Самарский государственный  университет путей сообщения,

г. Самара, Россия

E-mail: poli.merk@mail.ru

Научный руководитель – Кизимиров Михаил Владимирович

преподаватель кафедры Менеджмента и логистики на транспорте

 Самарский государственный университет путей сообщения,

г.Самара, Россия

E-mail: kizimirov@mail.ru

Training of warehouse personnel: goals, errors, indicators

Merkulova Polina Sergeevna

4th year student,

Samara state University of railway engineering,

Samara, Russia

Scientific supervisor – Kizimirov Mikhail Vladimirovich

teacher of the Department of Management and logistics in transport

Samara state University of railway engineering,

Samara, Russia

         В статье предложены и выявлены правильные способы обучения складского персонала необходимые для эффективной работы в современных условиях, которые позволяют значительно экономить и положительно влияют на функционирование всего склада.

         Ключевые слова: логистика, склад, обучение, персонал, мотивация.

         In the article, and identified the correct methods for training warehouse staff required to work effectively in modern conditions, which allow significant savings and a positive impact on the functioning of the whole warehouse.

         Key words: logistics, warehouse, training, personnel, motivation.

Для начала представим ситуацию,  сложившуюся в распределительном центре или на складе, который совсем недавно с успехом ввел WMS систему - это программное обеспечение, предназначенное для повседневного управления процессами на складе. Весь персонал – приемщики, комплектовщики, товароведы, операторы, сток-менеджеры – делятся на две группы: те, кто «пережил» внедрение, и те, кто устроился на склад позднее. У последних, не присутствовавших на полноценных тренингах при внедрении, к настоящему времени сложились определенные начальные знания, причем как правильные, так и неправильные. При этом одна часть – это полезные знания, полученные непосредственно при работе от «старичков», они позволяют быстро и грамотно совершать действия с помощью WMS системы и оптимизировать время выполнения той или иной складской операции. Другая часть знаний неизбежно окажется неправильной и даже негативной, однако работники нередко применяют их, выбирая из двух способов наиболее простой и наименее трудозатратный. Но не всегда такой выбор допустим: мнение об идентичности двух способов выполнения одной и той же операции может быть ошибочным. В таком случае при передаче искаженных знаний коллегам возникает эффект «испорченного телефона»: работники учатся неправильным действиям на складе. Это и является наиболее частой проблемой и очевидное ее решение – регулярные тренинги и аттестации складского персонала.

Для проведения регулярных тренингов руководство склада должно обладать проработанными, точными, а главное – актуальными учебными материалами, по которым каждый сотрудник склада может в любой момент проверить себя: 1. Правильно ли он выполняет операцию?, 2. Как в системе правильно обработать ошибку? и т.д. Не менее важно иметь и подготовленные ответы (шаблоны) на основные вопросы подчиненных, чтобы видение складских операций у служащих складывалось на основе разработанных бизнес-процессов, а не на основе мнений коллег.

Среднестатистический складской кладовщик, товаровед, водитель погрузчика или штабелера – человек обычно без высшего образования, работающий увеличенную смену, изначально мало заинтересованный в сверхурочной работе. Но со временем среди коллег выявляется лидер, который особенно интересуется WMS системой, старается быстро выполнять все операции, инициирует разговоры о функционировании внедренной системы среди коллег – в общем, это человек, на которого и следует опереться руководству при обучении персонала, т.к. он способен помочь и при подготовке материалов для тренинга, хорошо изучив все подводные камни, вопросы и различные ситуации, которые могут возникнуть при выполнении складских операций и в  WMS системе. За такую активность он заслуживает поощрения, т.к. приносит пользу общему делу. Таким образом, знания так называемых лидеров складских команд могут позволить грамотно построить обратную связь между руководителями и подчиненными и подготовить полную программу для регулярных обучений и тестирований [1].

Основная цель обучения складских работников – оптимизация временных и трудовых затрат.

Для того, чтобы обучение оказало наибольший эффект, необходимо объяснить подчиненным, какие дивиденды принесет обучение как каждому в отдельности, так и компании в целом.

Работник должен осознавать, во-первых, свою ценность для предприятия и, во-вторых, причины, по которым он должен усвоить как можно больше информации на обучающем курсе.

Для этого нужно поставить цели и подчеркнуть их взаимосвязь между собой:

1. Время, затрачиваемое работником склада на выполнение одной операции в WMS системе, должно уменьшиться на X%; 

2. Количество операций, выполняемых работником склада за одну смену, должно увеличиться на Y%; 

3. Количество операций, выполняемых в совокупности всеми работниками склада за одну смену, должно увеличиться на Z%;      

4. Количество заказов, обрабатываемых складом в течение смены, должно увеличиться на P%»; 

5. Среднемесячная пропускная способность склада должна увеличиться на Q%.

Установление показателей эффективности работы, во-первых, позволит объяснить каждому сотруднику цель прохождения им обучающей программы, определить планку, к достижению надо стремиться после прохождения обучения, а во-вторых, покажет результат, который ожидает от персонала руководство для повышения эффективности работы склада.

Эффективность обучения значительно усиливается, когда человек четко представляет его цель. Неправильно ожидать от курса большой отдачи, если работник склада не мотивирован, т.к. он будет бояться новых знаний и не станет стремиться к их получению. Боязнь дополнительных обязанностей приводит к нежеланию освоения новых. Этот психологический барьер необходимо преодолеть еще до старта обучающего курса. Причем не только финансовой мотивацией: нужно людям четко объяснить, что обучение позволит им проще и быстрее выполнять повседневную работу. В свою очередь, если число выполняемых за смену операций повысится, то вступит в силу и финансовый аспект мотивации.

Руководство обязано объяснить подчиненным цели обучения и свои ожидания от тренинга. У складских сотрудников перед началом курса должно сформироваться мнение, что курс – это не просто неделя лекций и отдыха от повседневной работы, а уникальная возможность получения сверхполезной информации, усвоение которой позволит облегчить ежедневный труд. Помимо этого, эффективен и соревновательный аспект: хорошая премия за лучшие результаты обучения стимулирует всех его участников к активной, плодотворной, а главное – самостоятельной работе, ориентированной на результат [2, с. 110].

Необходимо разумно подходить к составлению расписания курса. Обучение должно быть спланировано так, чтобы люди могли освоить курс, не отвлекаясь на основную работу без «выдергивания» обучаемого на выполнение какого-либо производственного задания. Один из способов решения этой проблемы – организация обучения по сменам. Например, сначала первая группа обучается, а вторая – работает на складе и наоборот. Посменное разделение позволяет провести обучение всех сотрудников, не влияя на производительность склада.

Руководству склада необходимо участвовать в разработке программы курса. Никто лучше начальника склада не знает главных целей и потребностей. И никто лучше работников склада не знает основных проблем. Поэтому при составлении программы курса должны учитываться замечания и пожелания тех, кто будет проходить обучение. Для того чтобы тренинг стал целевым, ориентированным именно на проблемы и задачи данного склада или распределительного центра, обсуждение и формулировка проблем проводятся до подготовки обучающего тренинга.

Помимо обучения последовательности выполнения механических действий во внедренной WMS системе на складе, качественный курс должен содержать пояснения и теоретическую информацию. Обучаемые должны не просто довести до автоматизма выполнение своих повседневных операций, но и понять цель каждой из них, например:

1. Как в WMS систему поступают заказы и приходные уведомления? 

2. На каком этапе отгрузки производится списание запасов? 

Акцент на точностях позволяет объяснить персоналу порядок, цель и смысл того или иного действия, он не просто механически нажимает на клавиши, а анализирует свои действия. Нелишним будет напомнить персоналу о роли и целях склада в товарных потоках предприятия, о том, как эффективная работа склада влияет на деятельность всей организации.

Во время проведения обучающего тренинга большую важность имеют практические занятия и их организация. При практической работе со складскими операциями могут возникать различные препятствия. Например, практические занятия обычно проводятся на компьютерах, на которых установлена рабочая станция WMS системы и эмулятор экранов радиотерминалов. Но не все складские сотрудники являются пользователями персональных компьютеров, и для некоторых возникает дополнительная преграда для успешного освоения курса. Для тех, кто не привык к работе с ПК, до проведения тренинга руководству склада следует организовать краткий ознакомительный курс по ПК для желающих. Такой курс займет не более половины смены, и его легко провести внутренними силами, зато его результат – ликвидация еще одного потенциального барьера между сотрудником склада и WMS системой. 

Для лучшего усвоения материала на практике помимо работы с эмуляторами радиотерминалов на ПК полезно проводить практические занятия «в поле». Обучаемые совместно с тренером выходят на склад и закрепляют знания выполнением операций в «боевых» условиях. Такой метод позволяет сопоставить выполняемые в WMS системе операции с механическими действиями, к примеру: взять паллету на средство механизации, отвезти и поставить ее в указанную ячейку, подтвердить выполнение задачи. В условиях, идентичных рабочим, сотрудники смогут успешно закрепить полученные знания [3, с 145].

Финалом курса является аттестация обучаемых. В первую очередь аттестация позволяет выявить наиболее активных и ответственных – тех, кто научился самостоятельно и быстро справляться с заданием, внимательно слушал лектора и вел конспект курса. При аттестации тренер подсчитывает процент правильных ответов в тестах, выставляет оценку за практические задания. Оценкой «отлично» рекомендуется награждать за полноту выполненных операций, скорость и самостоятельность при их выполнении. При таком критерии оценка «отлично» будет служить реальным показателем сотрудника для руководства. 

Помимо первичной аттестации сразу после завершения курса действенно проведение итоговой аттестации спустя некоторое время после курса обучения. За этот период сотрудник склада должен закрепить полученные знания, а аттестация позволит реально оценить эффективность служащего. При подготовке к итоговой аттестации работник склада может пользоваться материалами, содержащими программу обучающего курса. Но при выполнении контрольных заданий сверяться с материалами и конспектами запрещено. Такая итоговая аттестация позволит руководству сопоставить результаты обучающего курса и начальные ожидания от него, выявить и наградить наиболее успешных. 

Тренинги и аттестации рекомендуется проводить регулярно, хотя бы один раз в год, и желательно в «несезонное» время, когда нагрузка на склад минимальная. Помимо регулярных тренингов эффективно проводить обучение в случае введения в эксплуатацию новых бизнес-процессов. Для их успешного внедрения необходимо полное усвоение нового материала сотрудниками склада.

Исходя из вышесказанного, можно сказать, что грамотные и мотивированные сотрудники склада или распределительного центра – один из залогов его успешной работы. Для осуществления организации обучения и проведения тренингов многие компании вводят специальную должность менеджера по обучению.

Для того чтобы обучение было наиболее успешным и принесло пользу, недостаточно просто организовать для персонала стандартный тренинг. Необходимо соблюсти следующие условия: 

1. подготовить программу тренинга для каждой группы пользователей внедренной системы в соответствии с бизнес-процессами склада; 

2. сформулировать ожидаемые показатели работы сотрудников после прохождения ими тренинга; 

3. мотивировать персонал на достижение этих показателей; 

4. обеспечить полноценное, безотрывное обучение; 

5. отследить эффективность тренинга с помощью итоговой аттестации.

Библиографический список:

1. Королева, А. И., Кизимиров М.В. Проблемы и ошибки в организации работы складов, влияющие на эффективность работы/А. И. Королева, М. В. Кизимиров//Наука и образование транспорту: Материалы IX Международной научно-практической конференции. - Самара: СамГУПС. -2016.

2. Медведева Е.В., Кизимиров М.В. Мотивация персонала в условиях кризиса.  Актуальные проблемы современной экономической науки // Материалы V международной научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых: в 2 частях. / Омск: ОмГУПС, 2017. – с. 110-114.

3. Самарбаева А.Г., Кизимиров М.В. Совершенствование организации производства на предприятии. Актуальные проблемы современной экономической науки // Материалы V международной научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых: в 2 частях. / Омск: ОмГУПС, 2017. – с. 145-149.

Материал размещен кафедрой «Логистика и маркетинг в АПК» Красноярского ГАУ
Источник: материалы XIV Международной научно-практической конференции «Логистика – Евразийский мост» ЛЕМ - 2019