Пути повышения эффективности закупочной логистики в образовательных учреждениях

В данной статье рассматриваются пути снижения затрат в логистике закупок с помощью нормирования потребления ресурсов в образовательных учреждениях. Предлагаются методы нормирования для рационального использования ресурсов, целью которой  является достижение эффективности закупочной логистики.

Ключевые слова: закупочная логистика в вузах, нормирование потребление ресурсов, снижение затрат, эффективность логистики закупок

R.T. Ismailova,

candidate of technical sciences, associate professor,

Zh.A. Zhanabatyrova,

master-student,

Satbayev Kazakh National

Technical University,

Almaty, Kazakhstan

The ways of the efficiency of the procurement logistics increasing in educational enterprises

This article considers ways to reduce costs in the logistics procurement by rationing resources in educational institutions. The rationing methods for efficient use of  resources are offered, the purpose of which is to achieve efficiency in procurement logistics.

Keywords: procurement logistics in higher-education, нормирование resource rationing, costs reduction, procurement logistics efficiency

Специфика закупочного процесса высших учебных заведений обусловлена прежде всего их непростым организационным устройством. Всё — от канцелярских скрепок до уникального оборудования для лабораторных исследований и ремонтных работ в столовой или общежитии — должно быть учтено при планировании закупок. В свою очередь, процесс планирования закупочной деятельности может протекать разрозненно или централизованно. Ни одна компания, даже ни один Вуз не могут обойтись без ручек и карандашей, бумаги, следовательно, и без затрат, связанных с использованием данных ресурсов. По сравнению с расходами на оплату труда эти затраты не велики, но достаточно значимы[1] .

В структурные подразделения крупных вузов, как правило, входят факультеты и кафедры, студенческие общежитья, лаборатории, библиотеки, вычислительные центры, опытные производства.Как взаимодействие происходит на практике? Центральный закупочный отдел сначала получает информацию о потребностях от стейкхолдеров в лице закупающихся подструктур. Затем определяется, что можно закупить консолидированно, а что относится к группе так называемых уникальных потребностей. К приобретению второй группы товаров, работ и услуг подход особо тщательный, с привлечением тех, кто впоследствии будет использовать предмет закупки в своей работе. Часто их учет ведется ненадлежащим образом, они «теряются» среди прочих общехозяйственных затрат, и поэтому ответить на вопросы, сколько мы тратим на канцтовары и во сколько нам обходятся моющие средства, не представляется возможным как по компании в целом, так и в рамках отдельных ее служб. Тем не менее, можно не сомневаться, что, получив ответы на подобные вопросы, руководители большинства компаний пересмотрели бы свое снисходительное отношение к данным расходам[2].

Мы предлагаем рассмотреть ряд действий, позволяющих повысить эффективность использования указанных ресурсов, именно в частных Вузах и снизить связанные с ними затраты[3]. 

Действие 1: нормирование

Нормирование – это установление норм потребления какого-либо ресурса на некоторую единицу получаемого организацией результата.

Применительно к рассматриваемым нами ресурсам такими нормами могут быть:

·                 количество моющего средства, необходимого для однократной помывки полов в офисе (получаемый результат – чистые полы; единица результата – однократно помытые полы);

·                 количество шариковых ручек, необходимых для работы одного сотрудника в течение месяца (получаемый результат – обеспеченность сотрудников компании пишущими средствами; единица результата – один сотрудник обеспечен пишущими средствами в течение одного месяца).

Каким образом наличие норм помогает повысить эффективность использования ресурсов?

Во-первых, нормы дают возможность правильно определить количественную потребность в необходимых ресурсах. Таким образом, в нужный момент вы будете располагать необходимыми ресурсами в нужном количестве, что позволит избежать прямых и косвенных потерь. Например, располагая нормой расхода моющего средства на одну помывку полов, вы без проблем рассчитаете, какое количество моющего средства вам понадобится в следующем месяце. Исходя из этого вы определите потребность в необходимых для закупки денежных средствах, спланируете закупку, и в начале нового месяца у вас уже будет в наличии моющее средство в нужном количестве. Вы предотвратите ситуацию, при которой средство «неожиданно» заканчивается, а вы в спешном порядке, теряя нервы и время, закупаете его по заведомо более высоким ценам. Попутно избегаете и таких последствий, связанных с грязными полами, как недовольство гостей офиса, раздражение вашего руководства и сотрудников.

Во-вторых, наличие норм позволяет контролировать использование ресурсов сотрудниками и предотвращать злоупотребления с их стороны. Если, например, в соответствии с установленными нормами у уборщицы на помывку помещений офиса в течение месяца должно уходить 1,5 флакона чистящего средства, то она уже не сможет получить в кладовой 3 флакона и унести «сэкономленное» домой.

Существует много методов нормирования административно-хозяйственных ресурсов. Рассмотрим некоторые из возможных вариантов[3].

Вариант 1: использование данных поставщика ресурсов. На флаконе с моющим средством производителем указано, что для полов с гладкой поверхностью и средней степенью загрязненности необходим один колпачок (50 мл) средства на 10 л воды. На основе этих данных вы без проблем определите норму расхода моющего средства и на одну помывку, и в расчете на день или месяц.

Вариант 2: метод измерений. В отличие от первого предыдущего метода, при которых информация о нормах поступает из внешних источников (от производителя или другой компании), этот метод предполагает формирование норм исключительно собственными силами путем измерения количества используемых ресурсов и расчета их удельного расхода.

Например, вам необходимо определить норму расхода молотого кофе для офисной кофемашины. Вы засыпаете в нее содержимое пятисотграммового пакета. Далее измеряете время, в течение которого это количество будет израсходовано. Предположим, этого кофе хватило на 2,5 рабочих дня. В течение этого времени в офисе в среднем работало 20 человек. Таким образом, вы можете высчитать норму расхода кофе на одного человека в день:

500 г / 2,5 рабочих дня / 20 человек = 10 г.

Норму расхода кофе в расчете на месяц и на всех сотрудников можно рассчитать по формуле:

10 г Ч количество рабочих дней в месяце Ч среднее количество сотрудников в офисе в течение месяца.

 Вариант 3: экспертный метод. В этом случае нормы устанавливаются на основании профессионального мнения руководителей и специалистов компании.

Например, необходимо сформировать нормы использования канцелярских принадлежностей в расчете на одного сотрудника в месяц. Руководители компании, призванные в качестве экспертов, высказывают свое мнение по этому поводу:

·  «В месяц одному сотруднику нужны две разовые шариковые ручки, одна-две папки-скоросшивателя, полпачки бумаги формата А4…»;

·      «Одной ручкой вполне можно пользоваться и два, и три месяца, а бумаги 50 листов хватит!» и т.д.

Далее на основе этих мнений выводится средняя оценка, в соответствии с которой сотрудник может рассчитывать каждый месяц, например, на 1 ручку, 0,5 папки [1] и 80 листов бумаги.

Вариант 4: целевой метод. В соответствии с данным методом в качестве нормы принимается такая величина, которую компания может себе позволить или та, которой хотелось бы достигнуть.

Вариант 5: стоимостное нормирование. Может рассматриваться и как самостоятельный метод, и как частный случай методов, представленных выше. Он имеет две особенности. Первая состоит в том, что формируемые нормы являются не натуральными, а стоимостными. Вторая – нормы создаются не для отдельных видов ресурсов, а в отношении некоторой группы однородных ресурсов. Используется этот метод в ситуациях, когда сложно или нецелесообразно устанавливать натуральные нормы для каждого отдельного ресурса, поэтому устанавливают одну общую стоимостную норму для всей группы этих ресурсов.

Вернемся к примеру с канцтоварами. В данном случае вместо того чтобы формировать натуральные нормы для каждой номенклатурной единицы канцтоваров, устанавливается стоимостной лимит на все канцтовары в расчете на одного сотрудника (например, 500 тенге на одного сотрудника).

Конечно, для нормирования понадобится время. Но, как показывает практика, за две-три недели можно решить эту задачу если и не в отношении всех общехозяйственных ресурсов, то хотя бы для самых существенных.

Данный прием можно считать логическим продолжением нормирования. Наличие одних лишь норм не принесет вам необходимого результата. Только учет использования ресурсов, сопоставление фактического расхода с нормативным (рассчитанным на основе установленных норм) позволят обеспечить контроль эффективного потребления ресурсов.

Впрочем, учет способен работать не только в связке с нормированием, но и сам по себе представляет ценность для образовательного учреждения, поскольку дисциплинирует сотрудников, обязывает их бережно относиться к ресурсам организации.

Довольно распространенная ситуация: у одних поставщиков интереснее цены на одни виды ресурсов, у других – на другие. В результате 70–90 % всей заготовляемой номенклатуры ресурсов приобретается у одного-двух поставщиков, а оставшаяся часть – у двух, трех и более.

Проще говоря, почти все свои «расходники» организации покупает у одного поставщика, бумажные полотенца – у второго, жидкое мыло – у третьего. Почему? Там на 5 % дешевле.

К чему приводит такая «оптимизация»? Только к головной боли, неоправданным потерям времени и сил, излишним затратам. Ведь количество закупочных операций увеличивается, а потому возрастает нагрузка на сотрудников, осуществляющих закупку. Страдают и бухгалтеры: увеличивается количество первичных документов и операций, которые надо отразить в учете. А если еще мы берем на себя и транспортировку ресурсов, то вообще катастрофа: ради четырех коробок с чистящим средством проедем пол города и полдня простоим в пробках.

Не призрачной ли получается такая экономия?

Впрочем, сказанное не следует относить ко всей совокупности используемых вами «офисных ресурсов», а только к каждой отдельно взятой группе. При этом для каждой отдельной группы ресурсов нужно искать своего поставщика.

Поясним: поставщики канцтоваров, стремясь увеличить свои доходы, идут по пути «комплексного обслуживания». Для этого помимо основной своей номенклатуры – канцтоваров – предлагают и прочие необходимые клиентам ресурсы: моющие средства, посуду, оргтехнику, спецодежду и т.д. С одной стороны, клиентам это удобно, поскольку позволяет сберечь время. С другой – следует понимать, что в отношении этих сопутствующих товаров поставщики не могут обеспечить вам такие же привлекательные цены и такое же разнообразие, как и в отношении товаров своей основной номенклатуры. Поэтому более рациональным является формирование такой закупочной схемы, при которой для каждой категории товаров выбирается отдельный поставщик: канцтовары закупаются у одного поставщика, моющие средства и хозяйственный инвентарь – у другого, посуда – у третьего.

Как показывает практика, даже тем частным вузам, у которых использование общехозяйственных ресурсов изначально организовано рациональнее, рассмотренные приемы позволяют в довольно короткие сроки сократить затраты на 20 % и более [4].

Впрочем, важно не только снижение данных затрат. Попутно возникает еще и «воспитательный эффект»: сотрудники видят, что руководство компании уделяет внимание каждой мелочи и, вольно или невольно, начинают дисциплинированно относиться и к более значимым ресурсам. Именно с маленького нюанса начинается формирование внутренней культуры компании по экономии и разумному подходу к использованию ресурсов[5].

Библиографический список

1.    Верниковская, О.В. Понятийный аппарат материально-технического снабжения и закупочной логистики: общее и отличия / О.В. Верниковская // Научные труды Белорусского государственного экономического университета. - Минск: БГЭУ, 2012. – С. 63 – 69

2.    Юров С. Как оптимизировать закупочную деятельность вуза, Журнал «Ректор Вуза»,2013,№7,стр 60

3.    Корсаков Д.Б. Оптимизация обьема закупок товаров, Москва, 2006, стр 86

4. Шебек С.В., Журнал «Секретарь-референт»,2014, №6, стр 91

5. Электронный ресурс:http://www.profiz.ru/sr/6_2014/snizhaem_zatrati/

ИСТОЧНИК: Логистика - евразийский мост: материалы 10-й Междунар. научн.-практ. конф. (14-16 мая 2015 г., г.Красноярск); Краснояр. гос. аграрн. ун-т, - Красноярск, 2015. -   582 с. - с. 107-112